《懶人包》全球爆紅Zoom會議!視訊會議軟體入門教學、使用技巧和無障礙輔助介紹

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肺炎疫情期間,雲端視訊軟體意外成為居家工作(Work from home,WFH)熱門的科技產品。其中,遠程通信應用軟體Zoom在疫情期間一夕爆紅,成為廣受全球在家工作者及遠程教學、好友線上聚會最熱門的產品。本篇文章提供大家一個 Zoom會議 入門懶人包,可以快速了解如何使用Zoom視訊會議在家開會以及軟體的重要功能、使用技巧和無障礙輔助功能!

目次

一 、 什麼是Zoom會議?

Zoom是由前美國公司Cisco副總Eric Yuan以Webex經驗打造,提供快速方便、支援多人同時使用視訊會議軟體,其強大的螢幕共享、電子白板等功能可讓會議參與者在線上互動、有效提升參與度,以下列出幾個適合使用的場景以及特點。

1. 適合使用的場景

  • 2人或多人視訊會議(最多容納1,000人)
  • 舉辦網路研討會
  • 線上教學
  • 親友多人線上聚會

2. 軟體特點總結

  • 免費 100人視訊會議(免費版一次會議可使用40 分鐘)
  • 簡單好上手,讓視訊會議就像打電話一樣簡單
  • 不需帳號即可快速加入會議
  • 提供會議中螢幕共享、電子白板以及私人傳訊功能,讓線上會議討論更加容易
  • 會議錄影功能
  • 跨平台的運用(智慧型手機、平板皆可使用) )

二、Zoom使用教學

1. 如何開啟、參與Zoom視訊會議?

首先,幫大家先列出使用視訊會議的幾個基本原則:

  • 安裝下載軟體:
    • 會議發起人、每位參加會議者,一定要安裝 Zoom 軟體,或是手機 App
    • 可前往官網下載軟體:「 Zoom 官網」、「Zoom Google Play
  • 發起會議的方式有2種,可選擇「即時」或「事先安排」會議:
    • 你可立即開始會議,並隨時邀請他人加入此會議
    • 也可預先安排會議,並將「會議邀請」添加至日曆或通過email發送出去
    • 會議發起人(主持人)必須登入 Zoom 帳號;參與會議者不需要 Zoom 帳號也可加入會議,但一定要裝軟體

2. 即時安排Zoom會議

先前往Zoom 官網下載安裝軟體,安裝後在軟體中點擊「新會議」,就可以開啟一個新的視訊會議,並且邀請其他人加入。

圖:開始Zoom會議

當發起視訊會議後,點擊視訊會議畫面中左上方的「圖示按鈕」,接下來你就會看到邀請其他人加入的不同方式:

  • 會議 ID :參與者在自己的 Zoom 軟體輸入這個會議 ID,就可加入會議
  • 密碼:參與者需要輸入密碼才能加入
  • 邀請 URL :把這個網址直接提供給參與者,他們點擊後,會自動開啟Zoom 軟體並加入視訊會議

3. 事先安排會議

如果你有一場未來的會議,可以點選「排程」來事先安排一次性或週期性會議,並提前邀請參會者,將會議的邀請添加至日曆或通過電子郵件將會議的資訊發送出去 ,幾個步驟如下:

Step1:點選 「 排程 」 來安排會議

圖:排程Zoom視訊會議

Step2:輸入會議資訊後, 點選 「 儲存 」 會議

圖:儲存Zoom會議排程

Step3:如果你電腦有使用Outlook,Zoom會將加入會議的相關資訊自動發起一個新郵件,填寫好與會者的email後,就能把會議邀請發出去囉!

圖: 發送會議邀請 電子郵件

三、重要功能和特點

1. 視訊會議中共享螢幕畫面

 Zoom 提供一個強大的共享畫面功能,讓我們可以把螢幕畫面投影到視訊會議中,每個與會者可以同步看到開會中用到的電腦操作畫面、PPT簡報內容。

在視訊會議的過程中,點選下方的「分享畫面」按鈕,就能立即與參加會議的所有人共享各種畫面。你可以依需求選擇共享「整個電腦螢幕操作畫面」或是「單獨共享某個軟體視窗畫面」。

這邊分享一個使用螢幕共享功能來做PPT簡報的電腦畫面。基本上,整個簡報播放直接分享到會議中作為主畫面,這個時候會議主持人和其他人的視訊視窗就會呈現在畫面右側。

圖:Zoom會議螢幕共享PPT簡報畫面

2. 視訊會議錄影功能

Zoom 也提供了會議錄影功能,在會議中討論某一個重要議題,或是舉辦一年一度線上研討會活動,我們有可能需要錄下完整開會內容。視訊會議錄影的方法非常簡單,只要點選下方的「錄影」按鈕,就能立刻開啟、暫停以及關閉錄影。

3. 私人傳訊功能

透過 會議視窗下方的「聊天」按鈕,可以開啟一個簡易的聊天室,這邊可以發送文字訊息給所有人,也可以讓大家透過文字訊息在會議中發問。

4. Zoom快捷鍵

Zoom 也支援PC快捷鍵,可以簡單動動手指1秒鐘搞定視訊會議中「螢幕共享」、「會議錄影」的各個步驟,藉此有效提升會議效率,下面幫大家整理常用的Zoom 熱鍵。

10大常用快捷键功能說明
Alt+S啟動分享畫面視窗並停止畫面分享
Alt+R開始/停止本機錄影
Alt+P暫停或繼續錄影
Alt+I打開會議邀請視窗
Alt+F4關閉目前的視窗/結束會議
Alt+F1會議中轉換到目前演講者的檢視畫面
Alt+V開始/停止視訊攝影機
Alt+Shift+T擷取螢幕畫
F6在 Zoom 彈出視窗之間瀏覽
Ctrl+Alt+Shift將焦點移至 Zoom 的會議控制項

四、Zoom無障礙輔助功能

Zoom會議軟體也有提供無障礙輔助功能來協助身心障礙朋友們使用視訊會議更方便,整理幾個重點如下:

1. 輔助功能設定

可以前往「設定」中的「輔助功能」選單,在這裡設定自訂聊天視窗、隱藏字幕的字體大小以及選取不同的螢幕助讀程式提醒。

圖:Zoom無障礙設定

2. 螢幕報讀軟體支援

視障朋友們常用的螢幕報讀軟體如JAWS、ZoomTezt、TalkBack,也能唸出Zoom會議畫面中的各個選項內容。根據公司官網資訊,Zoom軟體開發遵循最新的無障礙存取標準,以確保最新版螢幕報讀軟體對其產品的無障礙使用。

以上跟大家分享 Zoom 視訊會議軟體的最新版教學,希望大家宅在家遠距工作順利,工作效率不要因為疫情有太大的負面影響。

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